5 trucs pour une meilleure gestion d’agenda

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5 trucs pour une meilleure gestion d’agenda

La gestion d’agenda constitue un grand défi pour tout professionnel, surtout pour les pigistes et les travailleurs autonomes. Nous avons la responsabilité d’aménager notre agenda de façon logique et cohérente. Une mauvaise gestion des priorités peut vite se traduire en perte de temps… et d’argent! Heureusement, mon expérience dans un cabinet politique m’a appris les bonnes pratiques en matière de gestion du temps et des priorités. Je vous propose aujourd’hui mes 5 trucs pour optimiser votre gestion d’agenda.

Regrouper des tâches

Afin de rentabiliser mon temps, j’aime bien regrouper certaines tâches similaires. Par exemple, je tente de planifier deux rencontres clients la même journée, au même endroit. Résultat : je sauve du temps de déplacement, ce qui m’en donne plus pour bien me préparer. Vous avez certainement vous aussi des tâches similaires qui gagneraient à être regroupées pour gagner en efficacité. Pensez-y!

Choisir des plages horaires pour les courriels et suivis

Si vous êtes comme moi, les courriels et les suivis sont ce qui vous ralentit le plus dans votre travail. C’est pourquoi j’essaie de choisir des plages horaires pour m’y adonner de façon structurée. Avec les réseaux sociaux, les courriels et l’information en continu, on a souvent tendance à tout gérer dans l’instant présent. On délaisse ainsi notre travail et on perd notre concentration. Une bonne organisation d’agenda implique que les retours de courriels et les suivis qui ne sont pas urgents devront attendre un peu.

Prévoir des périodes de travail

Parfois, il faut juste prendre le temps de fermer son cellulaire et s’isoler pour travailler efficacement. Je planifie mes journées de travail en allouant des plages horaires réservées à la réalisation de mandats. Je suis ensuite libre pour effectuer les suivis, participer à des rencontres de travail et réseauter pour trouver de nouveaux clients.

Planifier le réseautage

En tant que rédactrice et réviseure à la pige, j’accorde une grande importance au réseautage. Je fais de belles rencontres lors des activités de la jeune chambre de commerce, des déjeuners d’affaires et d’autres évènements professionnels. Toutefois, comme la plupart de ces activités de réseautage ont lieu en dehors des heures typiques de travail, je dois prévoir mon agenda pour concilier travail et famille. Mon truc? Planifier mon agenda pour le mois à venir en identifiant les activités de réseautage qui m’intéressent. Je les inscris à mon agenda et je place ensuite les autres activités professionnelles autour, comme un casse-tête. Grâce aux agendas virtuels, on peut facilement bouger les plages horaires pour aménager un horaire qui nous convient.

Gérer la « paperasse » à un moment déterminé

Vous effectuez vous-même certaines tâches administratives comme la facturation ou la comptabilité? Faites comme moi et prévoyez du temps à votre agenda pour ce genre de tâches. On est beaucoup plus efficace quand on se concentre sur une seule chose à la fois et on évite bien des erreurs d’inattention!

Et voilà! Vous connaissez maintenant mes 5 trucs pour une meilleure gestion d’agenda. Il en existe d’autres, bien sûr, et chacun développe ses propres méthodes de gestion du temps. Quelles sont les vôtres?

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