Travail

gérer agenda

5 trucs pour une meilleure gestion d’agenda

La gestion d’agenda constitue un grand défi pour tout professionnel, surtout pour les pigistes et les travailleurs autonomes. Nous avons la responsabilité d’aménager notre agenda de façon logique et cohérente. Une mauvaise gestion des priorités peut vite se traduire en perte de temps… et d’argent! Heureusement, mon expérience dans un cabinet politique m’a appris les bonnes pratiques en matière de gestion du temps et des priorités. Je vous propose aujourd’hui mes 5 trucs pour optimiser votre gestion d’agenda.

Regrouper des tâches

Afin de rentabiliser mon temps, j’aime bien regrouper certaines tâches similaires. Par exemple, je tente de planifier deux rencontres clients la même journée, au même endroit. Résultat : je sauve du temps de déplacement, ce qui m’en donne plus pour bien me préparer. Vous avez certainement vous aussi des tâches similaires qui gagneraient à être regroupées pour gagner en efficacité. Pensez-y!

Choisir des plages horaires pour les courriels et suivis

Si vous êtes comme moi, les courriels et les suivis sont ce qui vous ralentit le plus dans votre travail. C’est pourquoi j’essaie de choisir des plages horaires pour m’y adonner de façon structurée. Avec les réseaux sociaux, les courriels et l’information en continu, on a souvent tendance à tout gérer dans l’instant présent. On délaisse ainsi notre travail et on perd notre concentration. Une bonne organisation d’agenda implique que les retours de courriels et les suivis qui ne sont pas urgents devront attendre un peu.

Prévoir des périodes de travail

Parfois, il faut juste prendre le temps de fermer son cellulaire et s’isoler pour travailler efficacement. Je planifie mes journées de travail en allouant des plages horaires réservées à la réalisation de mandats. Je suis ensuite libre pour effectuer les suivis, participer à des rencontres de travail et réseauter pour trouver de nouveaux clients.

Planifier le réseautage

En tant que rédactrice et réviseure à la pige, j’accorde une grande importance au réseautage. Je fais de belles rencontres lors des activités de la jeune chambre de commerce, des déjeuners d’affaires et d’autres évènements professionnels. Toutefois, comme la plupart de ces activités de réseautage ont lieu en dehors des heures typiques de travail, je dois prévoir mon agenda pour concilier travail et famille. Mon truc? Planifier mon agenda pour le mois à venir en identifiant les activités de réseautage qui m’intéressent. Je les inscris à mon agenda et je place ensuite les autres activités professionnelles autour, comme un casse-tête. Grâce aux agendas virtuels, on peut facilement bouger les plages horaires pour aménager un horaire qui nous convient.

Gérer la « paperasse » à un moment déterminé

Vous effectuez vous-même certaines tâches administratives comme la facturation ou la comptabilité? Faites comme moi et prévoyez du temps à votre agenda pour ce genre de tâches. On est beaucoup plus efficace quand on se concentre sur une seule chose à la fois et on évite bien des erreurs d’inattention!

Et voilà! Vous connaissez maintenant mes 5 trucs pour une meilleure gestion d’agenda. Il en existe d’autres, bien sûr, et chacun développe ses propres méthodes de gestion du temps. Quelles sont les vôtres?

Lire plus

Travailler efficacement à la maison, c’est possible!

Il y a un an, je quittais mon emploi dans un cabinet politique pour me lancer en affaires. Pleine d’espoir à l’idée d’entamer cette nouvelle carrière où je serais mon propre patron, j’ai bâti mon entreprise familiale avec mon père. Eh oui, je suis une fille à papa et je ne m’en cache pas!

Un an plus tard, beaucoup de choses ont changé. Je me sens plus à l’aise dans mes fonctions de rédactrice pigiste. Au fil des semaines et des mois, j’ai développé mon offre de services et rencontré plusieurs clients qui m’ont permis de m’épanouir sur le plan professionnel. Mais j’ai surtout appris comment travailler de façon efficace et rentable à la maison. Curieux de savoir comment j’y suis arrivée?

Aménagez un environnement de travail à votre image

Dès la création de mon entreprise, j’ai tout de suite senti le besoin de renouveler mon bureau, ma chaise de travail et le matériel informatique que je possédais. C’était en quelque sorte ma façon de marquer cette nouvelle étape de ma carrière. J’ai fait le plein de motivation dans les boutiques StructubeBouclairIKEA et Apple. Résultat : mon bureau est tout simplement génial!

Faites vous aussi l’exercice d’imaginer un environnement de travail qui vous ressemble. Établissez votre budget et passez ensuite à l’action; votre motivation n’en sera que plus grande!

Fixez des objectifs concrets pour encadrer votre travail

Rien de pire que de se tourner les pouces. Allez hop! On se fixe des objectifs à atteindre chaque jour et on les inscrit à un endroit bien visible.

En ce qui me concerne, j’utilise beaucoup le calendrier iCloud, puisqu’il est accessible de mon ordinateur portable et de mon iPhone. J’y inscris mes objectifs et tâches pour chaque journée de la semaine. Je consulte souvent mon calendrier pour ne pas perdre de vue mes bonnes intentions.

Notez le travail accompli

Travaillant à la maison, j’avais souvent l’impression de progresser moins rapidement que dans un bureau à l’extérieur. Je me sentais moins productive, moins motivée. Et pourtant, c’est tout le contraire! Le simple fait de noter les heures de travail dans un logiciel de gestion de projets comme We Worked a complètement changé la donne. Sans compter qu’il est beaucoup plus rapide et efficace de générer les factures à mes clients le moment venu.

Cessez de remettre à demain ce qui peut être fait aujourd’hui

On l’entend souvent, me direz-vous, mais c’est sans doute la règle la plus importante. Dès qu’on a une minute de libre, on en profite pour prendre un peu d’avance. Travailler à la maison, c’est apprendre à composer avec des imprévus qui peuvent changer nos plans pour la journée. Si on a pris un peu d’avance, on ressent moins de pression et on a l’esprit tranquille pour affronter les assauts du quotidien.

Donnez-vous le temps de vous habituer

Si vous êtes comme moi, vous trouvez que les choses ne vont pas assez vite! On voudrait s’imprégner de notre nouvel environnement de travail en un clin d’œil et devenir ultra efficace maintenant, là, tout de suite comme par magie…

Eh bien, même si ça peut sembler étrange venant de moi : donnez-vous le temps de vous habituer à votre nouvel environnement et à votre nouveau rythme de travail. Vous développerez vos propres outils et astuces pour être plus efficace. Chacun doit trouver sa vitesse de croisière et maintenir le cap, même quand la traversée est longue. La persévérance est sans contredit l’une des qualités les plus importantes en affaires.

***

Avez-vous d’autres trucs pour travailler efficacement à la maison? Vous êtes peut-être propriétaire d’un salon de coiffure ou d’esthétique à domicile, travailleur autonome ou encore mère au foyer. Comment arrivez-vous à tirer votre épingle du jeu? Je suis curieuse de savoir!

 

nouvelleorthographeCe blogue utilise les rectifications de l’orthographe du français.

Lire plus